Région Midi-Pyrénées

FAQ contrôle de service fait

1. Emargements et heures recevables

• Dans le cadre des déclarations des heures de présences des stagiaires (DAQ et Q), l’ASP ne prend pas en compte les demi-heures d’absence, ni les demi-journées de présence. Doit-il y avoir correspondance entre les heures des données d’exécution et celles relatives à l’ASP ? Les émargements transmis à la Région ainsi que les données d’exécution doivent mentionner la durée réelle de la formation par demi-journée. Concernant les données transmises à l’ASP, la méthode reste inchangée.

• Les arrêts maladies (arrêts de travail) sont considérés comme des heures justifiées non réalisées : les stagiaires doivent-ils signer les feuilles d’émargement dans ces cas-là alors qu’ils ne suivent pas la formation ? Le prestataire sera-t-il payé ou pas ? Conformément au CCAP, les absences pour raison médicale seront payées au prestataire s’il produit un justificatif correspondant : copie du certificat médical ou de l’arrêt de travail avec l’état des heures non réalisées et justifiées. Lorsque le stagiaire est en arrêt maladie, il ne doit pas émarger. Les données d’exécution doivent refléter les émargements, qui correspondent aux heures réalisées. Toutefois, dans un souci de cohérence, vous pouvez mentionner « Maladie » sur les feuilles d’émargements pour les journées correspondantes.

• Si une personne est absente car elle a un entretien d’embauche : absence en lien avec la formation, le prestataire sera-t-il payé ou pas ? Les heures seront payées au prestataire uniquement si l’entretien porte sur un emploi en lien avec la formation et si le prestataire sera en mesure de présenter un justificatif.

• Il est demandé un justificatif lorsque les stagiaires sont en démarche d’enquête ou de recherche de leur lieu de stage. Or certaines entreprises refusent de donner ce justificatif (tampon ou signature) pour diverses raisons. Comment ne pas léser les stagiaires ? S’ils sont en démarche la demi-journée un seul justificatif peut-il être suffisant, le formateur peut-il par exemple attester lui-même des démarches ? Non, le formateur ne peut pas attester de la véracité de la démarche en entreprise des stagiaires, seule, l’entreprise est en possibilité de le faire. Toutefois, il peut juste s’agir d’un tampon sur une attestation. Un justificatif pour la demi-journée est suffisant. De toute façon, les stagiaires ne sont pas lésés.

• Jusqu’à ce jour nos formations comprenaient des demi-journées de 4h00 et d’autres de 3h30. Or, dans votre notice vous mentionnez uniquement des demi-journées de 3h30. Comment cela se passe t’il ? Devons nous arrondir les demi-journées de 4h à 3h30 ou pouvons nous les conserver à 04h00 ? Vous devez préciser sur les feuilles d’émargement la durée réelle de chaque demi-journée soit 4 heures pour certaines et 3h30 pour d’autres. Si la durée des demi-journées n’est pas précisée, lors de son contrôle la gestionnaire comptabilisera par défaut 3h30.

• Nos formations sont à entrées et sorties permanentes, à raison de 1 à 2 ateliers par semaine, sur une durée moyenne de 3 mois (type chèque). Notre logiciel édite la totalité du parcours en précisant bien toutes les séances. Est-il possible de faire un émargement par parcours et non mensuel ? Oui, effectivement, lorsqu’il s’agit de parcours de ce type, vous pouvez établir une feuille par stagiaire, avec les dates de formation ainsi que les émargements correspondants.

• Combien d’heures peut-on récupérer sur un justificatif médical avec la mention « est venu ce jour en consultation à mon cabinet » sachant que le stagiaire a été absent toute la journée ? Le rendez-vous médical est différent de l’absence pour maladie, il n’est pas possible de récupérer des heures pour ce motif. Si le médecin prescrit un arrêt de travail ou une attestation certifiant que le stagiaire est dans l’incapacité de se rendre en formation, vous pourrez récupérer la journée, mais un simple rendez-vous n’ouvre aucune possibilité de récupération d’heures.

2. Entreprise

• Lorsqu’on utilise une feuille d’émargement mensuel et que le mois est partagé en période en centre et période en entreprise, doit-on faire émarger le stagiaire deux fois, une fois pour la totalité du mois et une fois sur l’attestation en entreprise avec le tuteur ? Non, vous faites émarger le stagiaire pour sa période en centre sur la feuille d’émargement mensuel et il émargera sur l’attestation en entreprise. Toutefois, pour plus de cohérence, il pourra également être mentionné « Entreprise » sur les journées correspondantes de la feuille d’émargement mensuel.

• Concernant les actions OPALE et DEMAR, pour la période en entreprise, l’attestation en entreprise suffit-elle ou devons-nous la doubler d’une feuille d’émargement mensuelle ? Pour les périodes en entreprise financées à l’heure stagiaire, comme sur le DAQ, le titulaire fournira l’attestation d’assiduité :
   cosignée par l’entreprise et le stagiaire
   précisant le nombre d’heures de présence en entreprise.

• Pour les actions financées à l’heure stagiaire avec forfait suivi entreprise, les stagiaires doivent-ils émarger sur la feuille d’émargement mensuelle en plus de l’état de réalisation des suivis, lorsqu’ils sont en entreprise, ou ce dernier suffit-il ? Pour le suivi en entreprise payé au forfait, l’émargement du stagiaire validant le suivi sur l’« Etat de réalisation des suivis en entreprise » suffit. Toutefois, vous pouvez mentionner « entreprise » sur la feuille d’émargement dans un souci de lisibilité.

3. Tableau récapitulatif

• Le tableau récapitulatif est-il opérationnel dès la fin novembre 2011 ou à partir de janvier 2012 ? Le tableau récapitulatif est souhaitable dès fin novembre 2011.

• Le modèle de tableau récapitulatif est sur 6 mois de janvier à juin : Doit-on le modifier nous même ? Faut-il que nous produisions le même tableau de juillet à décembre 2011 voire janvier 2012 ou nous sera-t-il envoyé ? Le tableau récapitulatif proposé est un modèle. Les colonnes ne sont pas figées, il vous appartient de les actualiser (ajouter, supprimer) en fonction de la durée de chaque bon de commande. Il ne sera pas mis de nouveau modèle en ligne portant sur des périodes différentes.

• Devons nous vous envoyer tous les mois le tableau récapitulatif mensuel de suivi de présence des stagiaires renseigné ? Il s’agit d’un tableau récapitulatif des heures effectuées mensuellement par chaque stagiaire sur l’ensemble de la formation. Donc il ne doit être adressé qu’à la fin de la formation et pas chaque mois.

4. Logos

• Les logos FSE sont-ils obligatoires sur toutes les fiches d’émargements y compris sur celles des marchés non cofinancés par du FSE (par exemple les chèques) ? Les logos FSE ne sont obligatoires que pour les actions cofinancées par le FSE.

• Les feuilles d’émargement diffusées sur le site peuvent-elles être personnalisées avec le logo de l’organisme de formation ? Oui, bien entendu, vous pouvez personnaliser les feuilles d’émargement avec votre logo, c’est même conseillé pour une meilleure lisibilité.

• Lorsque les actions ne sont pas cofinancées par le FSE, devons-nous laisser les logos FSE et Europe sur les feuilles d’émargement des stagiaires ?Oui, les organismes peuvent tout à fait laisser les logos FSE et Europe sur les annexes, même si l’action de formation n’est pas co-financée.

5. Plan de rattrapage FSE

• Pour un contrôle FSE déjà effectué cet été 2011 sur un marché 2010 (feuilles d’émargement sur une semaine), un nouveau contrôle sera-t-il fait sur le même marché avec toutes les feuilles d’émargement ? Effectivement, la Région doit effectuer un contrôle de l’ensemble des émargements pour toutes les actions FSE. Vous recevrez un courrier vous demandant de produire l’ensemble des documents nécessaires.

• Dans la procédure CSF 2012, vous indiquez dans la rubrique « quelques rappels », la 3ème ligne du 1er tableau « 1er semestre 2012 : Envoi des listes d’émargements pour l’ensemble des bons de commande soldés cofinancés par le FSE depuis 2008 ». Doit on tout envoyer à partir de janvier ? Les organismes concernés vont recevoir un courrier leur demandant de faire parvenir à la Région l’ensemble des émargements.

6. Divers

• Pouvez-vous me confirmer les documents que vous attendez en annexe des DGD adressés à la Région avant le 31/12/2011 ? Pour tous les DGD arrivés à la Région avant le 31/12/2011 il n’y a pas de changement quant aux pièces à produire. Toutefois, pour les bons de commande cofinancées par le FSE, les feuilles d’émargement en centre et les attestations de présence en entreprise seront demandées au titulaire dès janvier dans le cadre du plan de rattrapage.

• Pour les DGD envoyés jusqu’au 31 décembre 2011 (formation qui finit par exemple le 22 décembre) quelle assurance a le centre de formation qu’on ne va pas lui réclamer toutes les feuilles d’émargement, du fait des vacances de Noël, le traitement du DGD pouvant être fait en janvier ? Faut-il envoyer en LR ou déposer le DGD directement à l’Hôtel de Région ? La date qui importe est la date d’arrivée à la Région. Si vous envoyez votre DGD le 22 Décembre, il arrivera avant le 31. S’il est envoyé en LR mais arrive le 02 janvier, il sera considéré selon la nouvelle procédure. Toutefois, je vous rappelle que si ce DGD concerne une action cofinancée par le FSE, les feuilles d’émargement vous serons forcément demandées dans un délai proche.